PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS & KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PERAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS

BAB I

Pendahuluan

1.1   Latar Belakang

Pengantar Komunikasi Bisnis

Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan Tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia. Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi.

Kemajuan di bidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak geografis. Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antarmanusia.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:

• Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa.
• Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
• Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.

1.2 Tujuan Komunikasi Bisnis 

• Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.
• Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.
• Penemuan diri (Personal discovery)
• Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain
• Untuk meyakinkan
• Untuk bermain dan menghibur diri

Kita mendengarkan pelawak, pembicaraan, musik dan film sebagian besar untuk hiburan.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari:

• Fungsi Informatif

Aktivitas yang kita lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis kita, pada saat yang mungkin bersamaan kita juga mencari informasi tentang siapa pesaing kita, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada market place.

• Fungsi Persuasif

Komunikasi diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diharapkan oleh komunikator dalam organisasi bisnis. Fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu, sehinggu visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

• Fungsi Kontrol

Tanpa adanya fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi tidak dapat berjalan secara efektif. Artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekalipun. 

Fungsi ini dapat berjalan efektif bila;

1. Informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan
2. Komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan
3. Membuka saluran umpan balik.

• Fungsi Emosi

Fungsi emotif meningkat ke penerapan isi pesan, karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas, kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.

BAB II 

Pembahasan

2.1 Efektivitas Komunikasi

Efektivitas komunikasi ditentukan oleh beberapa hal :

1. Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
3. Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4. Pengendalian. Komunikan memberikan reaksi/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5. Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Sementara keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.

1. Reading
2. Listening
3. Speaking dengan membuat dan melakukan percakapan menarik, melakukan wawancara, kontak dengan kelompok-kelompok lain, membiasakan diri berpidato dan melakukan presentasi.
4. Writing dengan menulis surat, memo, dan laporan.

2.2 Proses Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:

1. Pengirim pesan (sender atau komunikator)
2. Pesan yang dikirimkan (message)
3. Bagaimana pesan tersebut disampaikan
4. Penerima pesan (receiver atau komunikan)
5. Umpan balik (feedback) atau effect

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).
4. Langkah keempat, perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.
5. Proses terakhir dalam komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

2.3 Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

1. Struktur Komunikasi yang Buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

– Pembukaan

– Isi

– Penutup

1. Penyampaian yang Lemah

Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

1. Penggunaan Media yang Salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat.

1. Pesan yang Campur Aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru

1. Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.

1. Lingkungan yang Mengganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

2.4 Tantangan Kompetensi dalam Komunikasi Bisnis

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

o Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien. 

o Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

o Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

  

2.5 Penerapan Ilmu Komunikasi dalam Lingkup Bisnis 

Komunikasi bisnis tidak hanya mencakup komunikasi dengan kontak diluar, tetapi juga komunikasi dengan para pekerja dalam sebuah perusahaan, jika itu terlaksana maka akan sangat membantu perusahaan anda terorganisir dengan baik. Komunikasi bisnis yang effektif mungkin direpresntasikan kepada seorang manajer bisa memotivasi para pegawai, memberikan rekomendasi dan masukan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam bisnis.

Kemampuan berkomunikasi yang effektif mutlak harus dimiliki bagi seorang pebisnis. Seorang yang cerdas belum tentu cerdas dalam mengkomunikasikan pesan-pesannya kepada orang lain. Menciptakan dan mendatangkan ide itu hal yang umum, akan tetapi kemampuan untuk mengkonversikannya menjadi sebuah presentasi yang mudah dipahami, tidak semua orang bisa. Memiliki pengetahuan tentang komunikasi yang effektif baik secara verbal maupun tulisan adalah aset bagi seorang komunikator. Komunikasi yang bisa dipahami dan direspons dengan baik akan membawa bisnis seseorang menuju gerbang kesuksesan.

Contoh kasus dan cara penyelesaian dalam konteks krisis komunikasi :

Misalnya, terjadi krisis di sebuah perusahaan karena perusahaan tersebut tertimpa issue miring yang dapat meruntuhkan eksistensi perusahaan. Cara penyelesaian adalah dengan mencari inti permasalahan yang terjadi kemudian mencarikan solusi. Kemudian mempublikkasikannya kepada pihak intern bahwa permasalah perusahaan sudah selesai dan juga kepada pihak ekstren agar citra perusahaan tidak rusak dan dapat Berjaya lagi.

(Fera Tiara Syahida, artikel 2011).

Saluran komunikasi formal : Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Sedangkan saluran komunikasi informal adalah saluran komunikasi yang terjadi tanpa ada struktur yang jelas-jelas ada.

Umumnya, komunikasi formal terjadi di antara orang-orang yang terjalin hubungan formal (seperti dalam lembaga/organisasi) ataupun komunikasi antar atasan-atasan perusahaan. Sedangkan komunikasi informal seperti, komunikasi antar divisi, antar karyawan dimana situasi untuk berkomunikasi tidak terlalu tegang dan monoton seperti kepada atasan perusahaan.

Kelebihan komunikasi non-verbal. Non-verbal sendiri banyak ragamnya seperti, kedipan mata, gerakan kepala, warna, konteks ruang dan waktu, wewangian,diam dan lain-lain. Yang menjadi istimewa adalah, setiap kegiatan non verbal yang kita lakukan baik sadar mapun tidak, semua itu tidak dapat membohongi apa yang terjadi di diri kita. Walaupun di perkataan (verbal) kita dapat berkilah tapi bahasa tubuh tidak.

Contoh dari non-verbal dalam lingkungan bisnis / organisasi:

Seorang Manajer sedang mempresentasikan evaluasi progress perushaan dalam laporan periodiknya. Semua pegawainya memperhatikan penjelasan sang Manajer, tapi tak sedikit yang mengacuhkan, bahkan jika di telusuri di barisan belakang banyak pegawai yang menekur, menguap, dan memilih menyandarkan punggungnya seolah malas mendengarkan laporan periodic perusahaan. Menekur dan menguap menandakan para pegawai bosan akan penjelasan sang Manajer. Dengan menekur, pegawai seolah-seolah dapat melepaskan beban pendengarannya dari presentasi sang Manajer.

2.6 Penerapan Komunikasi dan E-Commerce

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah internet. Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan, atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi yaitu:

1. Electronic Markets (EMs) yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

1. Elektronic Data Interchange (EDI) adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

1. Internet Commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti memberikan keuntungan, antara lain:

Untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet§

Harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah§ biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat

Internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah§

Pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.§

2.7 Manfaat dari Penerapan E-Commerce

Secara umumnya, E-Commerce merupakan aktivitas perdagangan melalui media internet. Dengan adanya EC ini banyak sekali manfaat atau keuntungan yang dihasilkannya. Manfaat atau keuntungan ini terbagi menjadi tiga obyek, yaitu manffat bagi konsumen, manfaat bagi masyarakat dan manfaat bagi bisnis. Berikut ini penjelasannya. 

o Manfaat E-Commerce bagi Konsumen

1. Electronic commerce memungkinkan pelanggan untuk berbelanja atau melakukan transaksi lain selama 24 jam sehari sepanjang tahun dari hampir setiap lokasi.
2. Electronic commerce meemberikan lebih banyak pilihan kepada pelanggan; mereka bisa memilih berbagai produk dari banyak vendor.
3. Electronic commerce menyediakan produk-produk dan jasa yang tidak mahal kepada pelanggan dengan cara mengunjungi banyak tempat dan melakukan perbandingan secara cepat.
4. Dalam beberapa kasus, khususnya pada produk-produk yang digitized, EC menjadikan pengiriman menjadi sangat cepat.
5. Pelanggan bisa menerima informasi relevan secara detail dalam hitungan detik, bukan lagi hari atau minggu.
6. Electronic commerce memungkinkan partisipasi dalam pelelangan maya (virtual auction).
7. Electronic commerce memberi tempat bagi para pelanggan untuk berinteraksi dengan pelanggan lain di electronic community dan bertukar pikiran serta berbagai pengalaman.
8. Electronic commerce memudahkan persaingan, yang pada akhirnya akan menghasilkan diskon secara substansial.

o Manfaat E-Commerce bagi Masyarakat

1. Electronic commerce memungkinkan orang untuk bekerja di dalam rumah dan tidak banyak keluar untuk berbelanja, akibatnya ini akan menurunkan arus kepadatan lalu lintas di jalan serta mengurangi polusi udara.
2. Electronic commerce memungkinkan sejumlah barang dagangan dijual dengan harga lebih rendah, sehingga orang yang kurang mampu bisa membeli lebih banyak dan meningkatkan taraf hidup mereka.
3. Electronic commerce memungkinkan orang di negara-negara Dunia ketiga dan wilayah pedesan untuk menikmati aneka produk dan jasa yang akan susah mereka dapatkan tanpa EC. Ini juga termasuk peluang untuk belajar berprofesi serta mendapatkan gelar akademik.
4. Electronic commerce memfasilitasi layanan publik, seperti perawatan kesehatan, pendidikan, dan pemerataan layanan sosial yang dilaksanakan pemerintah dengan biaya yang lebih rendah, dan atau dengan kualitas yang lebih baik.

o Manfaat E-Commerce bagi Bisnis

1. Perusahaan-perusahaan dapat menjangkau pelanggan diseluruh dunia. Oleh karena itu dengan memperluas bisnis mereka, sama saja dengan meningkatkan keuntungan.
2. E-commerce menawarkan pengurangan sejumlah biaya tambahan. Sebuah perusahaan yang melakukan bisnis diinternet akan mengurangi biaya tambahan karena biaya tersebut tidak digunakan untuk gedung dan pelayanan pelanggan (customer service), jika dibandingkan dengan jenis bisnis tradisional.

BAB III 

Penutup 

Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Juga akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan. Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif.

Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan. Komunikasi yang effektif dalam dunia bisnis merupakan hal paling esensial guna bertahan dan mendapatkan kemajuan. Adalah fakta bahwasannya komunikasi yang sukses adalah dasar dari sebuah hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, antara pekerja dan manajemen, dan antara pelanggan dan penjual.

Sistem komunikasi yang baik dan efisien akan membantu koordinasi yang lebih baik serta kontrol yang efisien. Sistem komunikasi yang baik menghasilkan pemahaman yang jelas, produksi yang baik, dan iklim yang sehat dalam sebuah organisasi. Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.

Sumber : http://erpandsima.blogspot.co.id/2014/04/makalah-komunikasi-bisnis.html

TUJUAN DARI KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.
Mari kita jelaskan secara mendetail dari tujuan komunikasi bisnis tersebut

a. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.

b. Melakukan persuasi (persuading)

Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.

c. Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

Sumber: http://pinkeyxoxo.blogspot.com/2012/11/tujuan-komunikasi-bisnis.html

UMPAN BALIK DAN BENTUK-BENTUKNYA

1. Umpan Balik
Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1. Umpan balik hendaknya jujur
Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4. Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5. Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.

6. Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7. Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

2. Bentuk-bentuk Umpan Balik
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1. External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5. Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8. Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9. Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

Sumber: http://www.elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36

KESALAHPAHAMAN DALAM BERKOMUNIKASI

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Tidak semua proses komunikasi itu dapat berjalan dengan lancar. Salah satu ketidaklancaran proses komunikasi yang dilakukan adalah munculnya kesalahpahaman. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor-faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama.

BAB II
PEMBAHASAN

Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
1. Masalah dalam mengembangkan pesan.
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanay pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah dalam menyampaikan pesan.
Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul suatu grak-grek), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu penerangan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), dan tidasan surat yang tak terbaca.
Jika anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan mungkin hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah dalam menerima pesan.
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Mislnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara total, tetapi dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan.
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.
Seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan yang serupa, maka apa yang dia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berfikir dirinya. Bila seseorang menghadapi orang yang memiliki latar belakang berbeda, apa yang dia katakana mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda. Masalah dalam memahami pesan-pesan sebenarnya terletak pada bahasa, yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.
Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi, namun dalam situasi yang berbeda suatu kata dapat membingungkan. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

BAB III

PENUTUP

Proses komunikasi itu tidak semua dapat berjalan dengan lancar. Salah satu ketidaklancaran proses komunikasi yang dilakukan adalah munculnya kesalahpahaman. Faktor-faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama. Masalah tersebut adalah:
1. Masalah dalam mengembangkan pesan.
2. Masalah dalam menyampaikan pesan.
3. Masalah dalam menerima pesan.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan.


http://restuanindita.blogspot.co.id/2015/04/komunikasi-bisnis.html?m=1

MEMPERBAIKI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

KEBERHASILAN KOMUNIKASI BISNIS

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1. Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :

• Membangun Produk.
• Aktivitas opersional
• Pelayanan Jasa,

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

• Berbagi data internal.
• Rekruitmen calon pegawai.
• Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.
• Menemukan informasi eksternal (pihak luar).
• Pembelian material dan peralatan.
• Promosi produk dan jasa.
• Fasilitas penunjang bagi pelanggan.
• Media kolaborasi dengan partner bisnis.
• Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :

• Menggunakan e-mail
• Diskusi melalui Milist (mailing list)
• Membuat suatu group/komunitas
• Melalui video konferensi
• Pesan singkat
• Telepon berbasis internet, dan
• Transfer data/dokumen

3. Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

4. Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5. Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6. Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :

• Mempercepat Penyelesaian Masalah.
• Memperkuat Pengambilan Keputusan.
• Meningkatkan Profesionalisme.
• Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
• Meningkatkan Produktivitas.
• Memperkuat hubungan Bisnis.

Sumber:http://fungsiumum.blogspot.com/2013/06/cara-memperbaiki-komunikasi-dalam-bisnis.html

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

POLA KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

• Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
• Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
• Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
• Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
• Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2. Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3. Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4. Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya. 

Sumber:

http://comunitaseconomic.blogspot.com/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

MENGELOLA KOMUNIKASI BISNIS

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1. Mengurangi jumlah pesan
2. Instruksi yang jelas
3. Mendelegasikan tanggung jawab
4. Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1. Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
5. Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

Sumber:

http://astrianjanyrayki.blogspot.com/2014/03/makalah-komunikasi-bisnis-komunikasi.html

MASALAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1. Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2. Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
2. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

Sumber:

http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html